1. Skrásetjari eða heimildarmaður

Í upphafi skal nafngreindur skrásetjari örnefnalýsingar og/eða heimildarmaður (heimildarmenn) og jafnframt greint frá fæðingarstað og fæðingarári heimildarmanna. Tekið skal fram, hver kynni heimildarmaður hefur haft af jörð eða landsvæði, sem um ræðir, t.d. hversu lengi hann og forfeður hans hafa búið á jörðinni. Ef heimildarmaður er aðfluttur, skal tekið fram, af hverjum hann hefur numið örnefni. Að sjálfsögðu skal leita til þeirra heimildarmanna, sem kunnugastir eru á hverjum stað. Ef höfundi örnefnalýsingar er hins vegar kunnugt um mann, sem talinn er þekkja betur til en sá, sem hann skráir eftir, skal sá maður nafngreindur og tekið fram heimilisfang hans.

2. Landamerkjalýsing

Æskilegt er að hefja örnefnaskráningu á landamerkjalýsingu, einkum ef til er gömul landamerkjalýsing. Þá skal tekið fram, hvaðan slík landamerkjalýsing er runnin og hversu gömul hún er. Gömul landamerkjalýsing skal tekin upp orðrétt. Rétt er að tölusetja ekki örnefni, sem koma fyrir í landamerkjalýsingu, en endurtaka þau á sínum stað í hinni almennu lýsingu og tölusetja þau þar (sjá síðar).

3. Kaflaskipting og rækileiki

Hinni almennu örnefnalýsingu er rétt að skipta í kafla eftir staðháttum, þannig að tekið sé fyrir sérstakt svæði í senn, t.d. örnefni í túni, örnefni milli tveggja lækja, örnefni á heiði, svo að lýsingin verði sem skipulegust.
Örnefnaskrá þarf að vera sem fyllst, þannig að ekki sé sleppt nöfnum á smærri kennileitum (steinum, smáhólum, kofum í túni o.s.frv.) né heldur nöfnum, sem dregin eru af öðrum örnefnum, t.d. Foss, Fossgil, Fossgilstún.

4. Staðsetning

Örnefnin skulu staðsett sem nákvæmast, þannig að miðað sé frá einu nafni til annars með áttamiðunum og fjarlægðarupplýsingum. Dæmi: "Efst og austast á Stöðli standa fjárhús og hlaða, sem heita Kvíar." - "Um 200 m í suður frá Mið-Borgarhrauni er lítill hóll, Borgarhraunshóll." Heimamenn skulu sérstaklega vara sig á því, að ókunnugir menn þurfa nákvæmari staðsetningar en þeir, og skulu þeir þá jafnan hafa í huga, að staðsetning verður að vera svo nákvæm, að ókunnugur maður geti gengið að tilteknum stað eftir lýsingu einni saman.

Rétt er, að notaðar séu áttatáknanir þær, sem að jafnaði eru viðhafðar á staðnum, en greint sé frá því á einum stað í lýsingu, hvað slíkar áttatáknanir merki miðað við kompásáttir. Til að taka af vafa má hafa innan sviga kompásáttir, t.d. út (norður) o.s.frv.

5. Einkunnarorð og lýsing

Örnefni skal að jafnaði lýst með örfáum einkunnarorðum, t.d. "strýtumyndaður hóll", "löng og mjó laut", "grýttur hjalli", "stórþýfður mói", eða rækilegri lýsingum, þegar það á við. Dæmi: "Skjólhraun er allhátt og klettum girt, en slétt að ofan og grámosavaxið, og hallar til norðurs sléttunni ofan á því." Slík einkunnarorð og lýsingar geta komið að miklu haldi við staðsetningu örnefnis og tekið af vafa, ef af örnefni verður ekki séð, um hvers konar stað er að ræða.

6. Undirstrikun og tölusetning

Strikað skal undir örnefni, þar sem því er lýst, og það tölusett innan sviga á eftir nafninu í réttri töluröð. Dæmi: "Stöðulklettur (1) er klettur uppi á hæðinni vestan við bæinn. Bak við (vestan við) hann sjást enn leifar af kvíum. Háuvörður (2) eru norðan við Stöðulklett, og er lægð á milli."

7. Nafnmyndir og forsetningar

Örnefni skal jafnan skrásetja óbreytt eins og höfundur eða heimildarmaður hefur heyrt það nefnt í daglegri notkun, t.d. Hellrar, Moldhaugnaháls, Litlhóll, Merkjá. Varast ber að leiðrétta örnefni eða lesa í málið, nema þess sé getið, að slík leiðrétting sé komin frá heimildarmanni eða skrásetjara. Veigamikið atriði er að taka fram um örnefni, hvort það sé í eintölu eða fleirtölu, þegar ekki sést af örnefninu, hvort heldur er, t.d. -gil (et.), -sker (ft.), -holt (ft.).
Sérkennilegar og óvenjulegar beygingarmyndir örnefna er rétt að tíunda, t.d. ef sagt er "út í Fjörður" eða "austur í Kambsstaðir". Enn fremur skal greint frá aukaföllum örnefna, ef tvíræð eru, t.d. hvort sagt er "frá Dynjandi" eða "frá Dynjanda".

Fyrir kemur, að kennileiti heiti tveimur nöfnum, eftir því hvaðan (frá hvaða bæ eða byggð) séð er, og skal þess þá jafnan getið, t.d. Snókur - Stellir (í Leirársveit).

Þá er einnig rétt að greina frá, hvaða forsetning er notuð með örnefni eða bæjarnafni, þegar vafi gæti leikið á, t.d. á eða í Hólum. Annarra málvenja í sambandi við örnefni er rétt að geta, t.d. ef föst málvenja er að segja, að tiltekið svæði heiti Milli gilja o.s.frv.

Sérkenni í framburði er æskilegt að greina, ef unnt er, t.d. Geitland (jafnan borið fram Geittland), Kotslækur (jafnan borið fram Kosslækur).

Ef heimildarmaður þekkir tvær eða fleiri myndir sama örnefnis, skal hann skrá þær báðar eða allar og geta þess jafnframt, hverjir hafi nefnt hvert nafnið. Dæmi: "Kvos ... Hafnnesingar sögðu Kos."

8. Upplýsingar og fróðleikur um örnefni

Mjög mikilvægt er að láta fylgja örnefnalýsingu hvers konar upplýsingar og fróðleik, sem varpað geti ljósi á örnefnin, uppruna þeirra, merkingu og aldur. Dæmi: "Eitt Krókavatna er Handleggsvatn kallað sakir lögunar sinnar, því að það er eins og ölnbogi í laginu." - "Fyrir sunnan hæðina rennur gil niður í ána með háum bökkum, og eru rauðaskriður víða í þeim; heitir það Rauðsgil." - "Fyrir sunnan Tveggjalambahólma er hólmi, sem Loðvík heitir; mun hólminn draga nafn af vík, sem er sunnanvert á honum; vex þar mikið af stör, og er víkin vanalega mjög loðin." - "Þegar ég var ungur, verpti örnin í Arnarhólma." - "Á rústum þessa sels (Yztasels í Axarfirði) var síðar byggt Staðarlón ... en það fór í eyði vegna sandfoks 1858. Var svo flutt um 2 1/2 km suður. Þar voru Hróastaðir byggðir upp. Þeir voru reistir á hrói, og heitir bærinn því Hróstaðir, en vegna þess, að Hróastaðir falla betur að málvenju, er það haft svo." -"Prestavök ... þar drukknaði séra Árni Skaftason 16. febrúar 1809." "Sel ... þar var sel frá Kvennabrekku; seinast hafði þar í seli Sveinn, er síðast bjó á Kolsstöðum, um 1892. Haft var í seli frá Fellsenda til 1904 (líklega), og er það seinast í Suður-Dölum." - "Veturlönd; þótti þar gott beitiland á vetrum." - "Kornbali; þar var íslenzka kornið barið úr stöngunum." -"Tvídýnuholt; þar hefur verið torfrista góð og tvídýnurnar þurrkaðar á holtinu." - "Kallhóll; er hann beint á móti bænum á Úlfljótsvatni, og hefur trúlega verið staðið þar, þegar kallað var á ferju yfir vatnið." - "Stangarhóll dregur nafn af, að þar var fyrst reist útvarpsstöng í Hvammssveit." - "Kvalarlækur ... utan við hann er Kvöl, slægja, sem illt þótti að slá."

Enn fremur er rétt að skrá hvers konar munnmæli og sagnir, sem fylgja örnefnum. Ef þær eru svo langar, að ekki fari vel í örnefnalýsingu, má rekja stuttlega meginatriði þeirra. Hafi slíkar sagnir birst á prenti, svo að skrásetjara sé kunnugt, er rétt að vísa til þeirra. Á sama hátt ber að halda til haga örnefnaþulum og öðrum kveðskap, sem tengdur er örnefnum.

Ef engin sögn eða upprunaskýring er til um forvitnileg örnefni, er rétt að taka það fram. Dæmi: "Undirgangur, gömul jarðgöng ... Engar sagnir eru um göng þessi, og verður hvorki getið til, hvenær þau voru gerð né í hvaða tilgangi." - "Jónshús heita út og niður af bæ; enginn veit um Jón."

9. Fiskimið, sjóleiðir, vegir og eyktamörk

Rétt er að minna á skráningu fiskimiða og lýsingu á því, hvernig þau eru miðuð. Einnig lýsingu á sjóleiðum í lendingarstaði og hvernig þær eru miðaðar. Æskilegt er og að lýsa legu gamalla vega, t.d. í sambandi við vegaörnefni, áfangastaði, vörður og sæluhús. Loks er rétt að skrá sérstaklega eyktamörk.

10. Stafrófsskrá örnefna

Aftan við örnefnalýsingu skal tekin saman örnefnaskrá í réttri stafrófsröð, og skal þá fylgja hverju örnefni tala sú, sem því fylgir í hinni almennu lýsingu. Dæmi:

11. Örnefnauppdrættir

Örnefnastofnun stefnir að því að láta gera uppdrætti af sem flestum jörðum á landinu, þar sem öll örnefni hverrar jarðar yrðu sýnd. Enn vantar þó heppileg grunnkort til að gera þess háttar uppdrætti, en þau þyrftu að vera í mælikvarða 1:10 000. Á það skal bent, að jafnvel lauslegur rissuppdráttur, sem sýni afstöðu örnefna, er miklu betri en ekki. Á slíkan uppdrátt má ýmist skrá örnefni fullum stöfum eða nota tölur í stað örnefna, þar sem nöfn eru þéttust, og skal þá fylgja uppdrættinum skrá yfir þau örnefni, sem tölusett eru. Stuðning má hafa af kortum í smáum mælikvarða við gerð slíkra uppdrátta, svo og að sjálfsögðu af loftmyndum, ef völ er á þeim.