Til að auka samræmi á milli sviða og starfsfólks á stofnuninni er starfsfólk beðið að huga að eftirfarandi verkferlum við kynningarstarfsemi stofnunarinnar.

Opin málþing og fundir:

• Starfsmaður sem stendur fyrir viðburði/fundi sendir upplýsingar og dagskrá til vef- og kynningarstjóra um leið og ákveðið er að halda hann. Starfsmaður sendir einkennismynd viðburðarins ef tiltæk er. Annars er notuð mynd af staðsetningu viðburðar í samráði við ljósmyndara.
• Pöntun á húsnæði og veitingum, ef þurfa þykir, skal vera í höndum kynningarstjóra í samráði við fjármálastjóra.
• Vef- og kynningarstjóri setur viðburðinn á forsíðu á vef stofnunarinnar og vekur athygli á honum a.m.k. viku fyrir setta dagsetningu.
• Vef- og kynningarstjóri fær frá starfsmanni til að útbúa fréttatilkynningu og sendir á fjölmiðlalista (sem uppfærður er reglulega og má nálgast á sameiginlegu svæði stofnunarinnar).

Birtar greinar:

• Starfsmaður sem birtir grein í tímariti/bók/vefriti færir upplýsingar sjálfur um birtingu inn í ritaskrá: ritaskra.arnastofnun.is. Þannig birtast upplýsingar um birtingu sjálfkrafa á vef: RANNSÓKNIR OG STARFSEMI -> NÝJUSTU BIRTINGAR.
• Vef- og kynningarstjóri fær tölvupóst (þarf að gerast sjálfkrafa) þar um og metur möguleika á að koma upplýsingum um greinina og fræðimanninn á aðra miðla. Vefstjóri setur frétt um birtinguna sé ástæða til og í samráði við höfund.

Ráðstefnur:

• Skipuleggjandi ráðstefnu sendir vef- og kynningarstjóra upplýsingar um tímasetningu, staðsetningu og dagskrá ráðstefnunnar, auk viðeigandi myndefnis ef til er. Myndefni skal vera í samráði við ljósmyndara stofnunarinnar.
• Skipuleggjandi ráðstefnu býr texta fyrir vefsíður ráðstefnunnar og lætur jafnframt vita ef þörf er á möguleika á skráningu á vefnum. Sé þess þörf þarf á skráningu þarf að útbúa markpóst. Það er gert í samráðsfundi skipuleggjenda og vef- og kynningarstjóra.
• Vefstjóri setur inn viðburð um ráðstefnuna og kemur upp síðum um dagskrá, útdrætti, þátttakendur o.s.frv. (sjá t.a.m. ráðstefnu um Jón Árnason).
• Vef- og kynningarstjóri setur upplýsingar um ráðstefnuna  á forsíðu heimasíðu SÁM.
• Kynningarstjóri notar efni frá skipuleggjanda ráðstefnu og sendir út fréttatilkynningu á fjölmiðlalista.

Útgáfur:

• Sendi starfsmaður frá sér bók eða annarskonar útgáfuverk, hvort sem er hjá stofnuninni eða öðrum útgefendum, sendir hann upplýsingar um útgáfuna til vef- og kynningarstjóra. Kynningunni skal fylgja mynd af bókarkápu, höfundi eða hvort tveggja.
• Útgáfunefnd er hvött til að vera í sambandi við vef- og kynningarstjóra og láta vita um það sem er á döfinni.

Sýningar:

• Sýningarstjóri sendir vef- og kynningarstjóra upplýsingar og myndefni um sýningu sem er í bígerð. Kynningarstjóri birtir á vef stofnunar/samfélagsmiðlum og setur í fréttabréf.
• Kynningarstjóri sendir fjölmiðlum boð á opnun sýningar, leitar eftir viðtölum í fjölmiðlum í tæka tíð fyrir opnun.
• Kynningarstjóri biður ljósmyndara um að taka myndir á opnun sýningar og notar í fréttir á vef og fréttatilkynningar til fjölmiðla.

Framkoma í fjölmiðlum:

• Starfsmaður sem kemur fram í einhverjum fjölmiðli um málefni er varða fræðasvið stofnunarinnar, hvort sem er á öldum ljósvakans, í prentmiðlum eða vefmiðlum, sendir í tölvupósti slóð á vefstjóra sem birtir undir liðnum Árnastofnun í fjölmiðlum á vefnum.
• Starfsmaður sendir mynd með ef við á. Annars útvegar vefstjóri myndefni til birtingar á síðunni.

Pistlar á vef:

• Starfsmaður skrifar pistil á vef. Ath. að fyrir hann fæst einn punktur í punktakerfi Háskólans.
• Pistlahöfundur annast um myndefni með pistli. Getur leitað samstarfs við ljósmyndara stofnunarinnar.
• Pistlahöfundur færir upplýsingar um pistil inn í ritaskra.arnastofnun.is.
• Pistillinn er sendur til umsjónarmanns pistla á hverju sviði fyrir sig sem les pistilinn yfir og sendir til vefstjóra.
• Vefstjóri setur pistil á vef (sem draft/uppkast), sendir slóð til prófarkalesara og birtir að endingu pistilinn á vefnum.
• Vefstjóri birtir nýjan pistil á Facebook-síðu stofnunarinnar.* Pistlarnir hafa m.a. það hlutverk að minna á starfsemi stofnunarinnar og vekja áhuga á rannsóknarsviðunum.

*Þetta á við um allar nýjar færslur á vef stofnunarinnar að vefstjóri birtir á samfélagsmiðlum.

Eftirfylgni og annað:

• Vef- og kynningarstjóri mun funda með hverju sviði u.þ.b. tvisvar til þrisvar á ári þar sem farið verður yfir komandi viðburði og útgáfur.
• Allar aðrar hugmyndir um kynningu á efni eru vel þegnar og skal vegið og metið hvernig hægt er að kom til móts við þarfir og óskir starfsmanna. Gæta skal þó jafnræðis í skyldu kynningarefni.
• Allt efni skal prófarkalesið á íslensku og ensku.
• Ef starfsmaður sem hefur aðgang að vef setur inn efni skal viðkomandi ávalt hafa látið prófarkalesa efnið og senda svo tilkynningu á vefstjóra (sé ekki búið útbúa það sjálfkrafa tilkynningu).
• Öllu starfsfólki er frjálst að birta efni á Facebook-síðunni: Starfsfólk Árnastofnunar.