1. Afgreiðsla á beiðnum einstaklinga um upplýsingar um sjálfa sig

Efnislegt / skýringar

Þegar einstaklingar biðja um aðgang að gögnum sem hafa að geyma persónuupplýsingar um þá sjálfa, og eru í skjalasafni Stofnunar Árna Magnússonar í íslenskum fræðum, þá er efnislega farið eftir ákvæðum upplýsingalaga (m.a. 14. gr.)

Ef einstaklingur biður um gögn sem varða tiltekið mál, og hann er aðili þess máls, þá er farið eftir ákvæðum stjórnsýslulaga (15. gr.).

Um önnur atriði en þau sem fram koma í framangreindum lagaákvæðum er farið að ákvæðum 12. og 15. gr. reglugerðar Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) 2016/679 og III. kafla pvl.

Form / verklag

1. Viðkomandi einstaklingur er beðinn um að sanna á sér deili.

2. Tekin er ákvörðun um það hvort orðið er við beiðni svo fljótt sem verða má. Hafi beiðni ekki verið afgreidd innan sjö daga frá móttöku hennar skal skýra frá ástæðum tafar og hvenær ákvörðunar er að vænta (17. gr. upplýsingalaga).

3. Ef ákveðið er að afhenda gögn sem eru eingöngu varðveitt á rafrænu formi getur viðkomandi valið á milli þess að fá þau á því formi eða útprentuð á pappír (18. gr. upplýsingalaga).

4. Ef ákveðið er að synja beiðni, í heild eða að hluta, sem borin hefur verið fram skriflega, skal það tilkynnt skriflega og rökstudd stuttlega (19. gr. upplýsingalaga).

2. Afgreiðsla á beiðnum einstaklinga um að fá upplýsingum um sjálfa sig eytt

Efnislegt / skýringar

Þegar einstaklingar biðja um að fá eytt gögnum um sjálfa sig þá greinir Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum á milli þess hvort um er að ræða gögn, sem er skylt að varðveita á skjalasafni samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn (LOS), sjá 23. gr., eða önnur gögn sem ekki skylt að varðveita þannig.

Um fyrrnefndu gögnin gildir meginregla 24. gr. LOS um að ekki má ónýta eða farga nokkru skjali í skjalasöfnum nema á grundvelli samþykktar þjóðskjalavarðar, sérstakra reglna eða sérstaks lagaákvæðis.

Um síðarnefndu gögnin þarf að skoða hvort eyðingarréttur er fyrir hendi samkvæmt 17. gr.  reglugerðar Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) 2016/679 (ath einkum d lið 3. mgr.).

Form / verklag:

1. Viðkomandi einstaklingur er beðinn um að sanna á sér deili.

2. Tekin er ákvörðun um hvort orðið skal við beiðni án ótilhlýðilegrar tafar. Hafi beiðni ekki verið afgreidd innan sjö daga frá móttöku hennar skal skýra frá ástæðum tafar og hvenær ákvörðunar sé að vænta.

3. Ef tekin er ákvörðun um að synja beiðni, í heild eða að hluta, skal það tilkynnt með skriflegum og rökstuddum hætti.

4. Ef tekin er ákvörðun um að verða við beiðni (s.s. vegna þess að varðveisla er ekki lengur nauðsynleg eða ef eyðing er nauðsynleg til að uppfylla lagaskyldu) þá er það tilkynnt og eyðing framkvæmd.

5. Hafi persónuupplýsingarnar verið gerðar opinberar þá eru gerðar þær ráðstafanir sem eru eðlilegar með tilliti til þeirrar tækni sem er í boði og þeirra aðferða sem eru aðgengilegar (sjá 2. mgr. 17. gr.).

3. Afgreiðsla á beiðnum einstaklinga um takmörkun á vinnslu persónuupplýsinga um sig

Efnislegt / skýringar

Um bráðabirgðarúrræði er að ræða.

Þegar einstaklingur biður um að fá vinnslu persónuupplýsinga um sig takmarkaða tímabundið þá er athugað hvort ákvæði 18. gr. reglugerðar Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) 2016/679 eigi við.

Það getur t.d. átt við ef Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum hefur sjálf ákveðið að eyða gögnum, en viðkomandi einstaklingur telur það vera óheimilt, og vill fá úrskurð PV. Er þeim þá ekki eytt á meðan beðið er eftir úrskurði. Þetta getur líka t.d. átt við ef Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum  hefur sjálf ákveðið að birta persónuupplýsingar á Netinu en viðkomandi einstaklingur telur það ólögmætt. Er það þá ekki gert meðan niðurstöðu Persónuverndar er beðið.

Form / verklag:

1. Viðkomandi einstaklingur er beðinn um að sanna á sér deili.

2. Tekin er ákvörðun um hvort orðið er við beiðni. Það er gert án ótilhlýðilegrar tafar. Hafi beiðni ekki verið afgreidd innan sjö daga frá móttöku hennar er skýrt frá ástæðum tafar og hvenær ákvörðunar sé að vænta.

3. Eftir að tekin er ákvörðun fer engin vinnsla, önnur en varðveisla, fram fyrr en niðurstaða liggur fyrir – nema að uppfylltum skilyrðum 2. mgr. 18. gr. reglugerðarinnar.

4. Þegar takmörkun er aflétt er viðkomandi tilkynnt um það í samræmi við 3. mgr. 18. gr. reglugerðarinnar.

4. Afgreiðsla á beiðnum einstaklinga um leiðréttingu rangra eða villandi persónuupplýsinga
Efnislegt / skýringar

Samkvæmt 16. gr. reglugerðar Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) 2016/679 á skráður einstaklingur rétt á að fá óáreiðanlegar persónuupplýsingar um sig leiðréttar. Hann á líka rétt á að láta fullgera ófullkomnar persónuupplýsingar, þ.m.t. með því að leggja fram yfirlýsingu til viðbótar við upplýsingarnar. Er hún þá varðveitt með þeim. 

Þótt Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum geti ekki orðið við beiðni manns um eyðingu persónuupplýsinga, s.s. vegna ákvæða í  LOS, eða vegna þess að þær hafi verið lagðar til grundvallar við einhverja ákvörðun Stofnunar Árna Magnússonar í íslenskum fræðum þá getur hann átt rétt á að stofnunin leiðrétti þær eða fullgeri, séu þær ófullkomnar. M.ö.o. getur mátt koma til móts við hann með því að færa til bókar leiðréttingu, eða takmarka opinbera birtingu eða aðra notkun, þótt ekki megi eyða upplýsingunum.

Form / verklag:

1. Viðkomandi einstaklingur er beðinn um að sanna á sér deili.

2. Tekin skal ákvörðun um það hvort orðið er við beiðni svo fljótt sem verða má. Hafi beiðni ekki verið afgreidd innan sjö daga frá móttöku hennar skal skýra aðila frá ástæðum tafar og hvenær ákvörðunar sé að vænta.

3. Ef tekin er ákvörðun um að synja beiðni um leiðréttingu á persónuupplýsingum, í heild eða að hluta, sem borin hefur verið fram skriflega, skal það tilkynnt skriflega og rökstudd stuttlega.

4. Ef ákveðið er að verða við beiðni um leiðréttingu o.þ.h. þá er það gert án ótilhlýðilegrar tafar.

5. Hafi upplýsingunum verið miðlað eru viðtakengur látnir vita um hvers kyns leiðréttingu, nema það sé ekki unnt eða feli í sér óhóflega fyrirhögn. Tilkynna skal hinum skráða um það hverjir þessir viðtakendur eru, fari hann fram á það (16. og 19. gr. GDPR).

5. Afgreiðsla á beiðni hins skráða um tilflutning persónuupplýsinga um sig

Efnislegt / skýringar

Ef einstaklingur biður um að fá persónuupplýsingar um sig fluttar til (þ.e. færðar til annars ábyrgðaraðila) þá er athugað hvort um sé að ræða upplýsingar sem Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum vinnur með við skyldustörf sín eða ekki.

Flutningsréttur er ekki til staðar að því er varðar þær fyrrnefndu en hann getur verið til staðar um þær síðarnefndu, þ.e.a.s. ef einstaklingurinn hefur sjálfur látið stofnunina fá þær, eða ef notkun þeirra byggist á samþykki hans eða samningi og ef vinnslan er sjálfvirk (sjá nánar í 20. gr.  reglugerð Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) 2016/679).

Form / verklag

1. Viðkomandi einstaklingur er beðinn um að sanna á sér deili.

2. Tekin skal ákvörðun um það hvort orðið verður við beiðni svo fljótt sem verða má. Hafi beiðni ekki verið afgreidd innan sjö daga frá móttöku hennar skal skýra frá ástæðum tafanna og hvenær ákvörðunar sé að vænta.

3. Ef tekin er ákvörðun um að synja beiðni, í heild eða að hluta, sem borin hefur verið fram skriflega, skal það tilkynnt skriflega og rökstutt.

4. Ef ákveðið er að verða við beiðni hins skráða skal afhenda honum upplýsingarnar á skipulegu, algengu og tölvulesanlegu sniði eða, þ.e. hafi hann óskað þess eða senda þær beint til tilgreinds ábyrgðaraðila.