ÚTGÁFUR STOFNUNAR ÁRNA MAGNÚSSONAR Í ÍSLENSKUM FRÆÐUM

20.9.2021

 

I. Almennt um útgáfur Stofnunar Árna Magnússonar í íslenskum fræðum

1. Lög, reglugerð og stefna Stofnunar Árna Magnússonar í íslenskum fræðum

Eitt af hlutverkum Stofnunar Árna Magnússonar í íslenskum fræðum er að gefa út fræðirit og önnur rit á fræðasviði hennar. Í lögum um stofnunina frá 2006 er tilgreint að hún eigi að „… gefa út fræðirit, texta eftir handritum, þjóðfræðaefni og orða- og nafnabækur (3. grein) …“. Í reglugerð frá 2008 um stofnunina er hnykkt á þessum þætti í starfsemi hennar með setningunni: „… og annað efni sem tengist starfsemi hennar …“.

2. Útgáfur Stofnunar Árna Magnússonar í íslenskum fræðum

Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum gefur bæði út prentuð rit og verk á rafrænu formi og þau geta bæði verið ritrýnd og óritrýnd; þau geta ýmist verið ætluð fræðimönnum eða almennum lesendum. Aðalflokkar útgefinna rita eru útgáfur á frumgögnum stofnunarinnar (s.s. texta- og hljóðútgáfur og ljósmyndir af handritum), fræðirit (mónografíur, afmælisrit, ráðstefnurit og önnur greinasöfn), tímarit (Gripla og Orð og tunga) og handbækur, auk smárita af ýmsu tagi og fréttabréfs.

3. Ritrýni og ritstjórn

Markmið ritrýni og ritstjórnar hjá stofnuninni er að tryggja að fullnægt sé alþjóðlegum kröfum um gæði og nýnæmi þeirrar þekkingar sem fram er sett. Kröfurnar varða innihald, vísindaleg vinnubrögð og framsetningu. Með ritrýni er átt við skipulagða og nákvæma úttekt á verki sem aðstandandi þess telur að sé fullbúið til birtingar. Þessum kröfum verður fylgt eftir með markvissri ritstjórn ef verk er samþykkt til birtingar. Meginþættir ritrýni felast í gæðamati á heildarefni, fræðilegu framlagi og framsetningu, en einnig í tillögum um endurbætur á inntaki og framsetningu. Meginþættir ritstjórnar felast í því að fylgjast með framgangi verksins, vera höfundi eða útgefanda til ráðgjafar og fylgja eftir að tekið sé eðlilegt tillit til athugasemda og ábendinga ritrýna og ritstjóra um efnistök og textameðferð.

Þau verk sem samþykkt eru til útgáfu fá verulegt ritstjórnaraðhald á vegum stofnunarinnar og er þá bæði átt við almenna og sérfræðilega ritstjórn.

Útgáfuverk stofnunarinnar, hvort sem þau eru gefin út á bók eða rafrænt, eru almennt ritrýnd. Forstöðumaður og húsþing geta þó ákveðið að gefa út  óritrýnd verk, þar á meðal afmælisrit, ef fjárhagslegt svigrúm leyfir. Einnig er á vegum stofnunarinnar birt ýmiss konar rafrænt efni sem ekki gefur tilefni til ritrýningar. (Sjá nánar um ritrýningu, ritstjórn og útgáfu ólíkra verka í köflum II og III.)

 

4. Tímarit

Stofnunin gefur árlega út tvö tímarit, Griplu og Orð og tungu. Þau birta bæði ritrýndar greinar og annað efni sem að berst, en einnig bókaumsagnir og ritdóma. Forstöðumaður skipar ritstjóra í samráði við húsþing og bera þeir ábyrgð á efnisvali, ritrýni, samskiptum við höfunda og frágangi heftanna. Útgáfureglur og leiðbeiningar tímaritanna eru birtar á vef stofnunarinnar.

 

5. Staðlar

Til að tryggja vönduð vinnubrögð og samræmi í útgáfum stefnir stofnunin að því að öll verk — þar sem því verður komið við — verði unnin samkvæmt alþjóðlegum stöðlum og nýjustu gerð þeirra. Má þar nefna staðalinn Text Encoding Initiative (TEI), sem tekur til útgáfna eldri texta, handritaskráningar, orðfræðirita og gagnagrunna, og Medieval Nordic Text Arcive (Menota) sem tekur til útgáfna eldri texta.

 

6. Gildissvið

Öll verk, sem stofnunin gefur út og/eða birtir í opnu aðgengi, falla undir þessa reglur.

Þessar reglur gilda jafnt um starfsmenn stofnunarinnar sem utanaðkomandi fræðimenn sem vilja gefa út efni á vegum stofnunarinnar.

 

7. Útgáfunefnd

Við stofnunina starfar þriggja manna útgáfunefnd kosin til þriggja ára á húsþingi úr hópi þeirra starfsmanna sem þar eiga sæti. Hlutverk útgáfunefndar er að meta verk sem lögð eru fram til útgáfu, finna þeim ritstjóra og sjá til þess að útgefnum verkum sé ritstýrt samkvæmt kröfum stofnunarinnar. Útgáfunefnd skiptir sjálf með sér verkum.

 

8. Annað

Ef í ljós kemur að verk, sem óskað er eftir að verði gefið út, fellur ekki undir þessar reglur fjallar útgáfunefnd, forstöðumaður og húsþing sérstaklega um það.

 

II. Rafræn verk

1. Inngangur

Rafræn verk stofnunarinnar, sem byggjast á fræðilegri vinnu starfsmanna og eru í opnu aðgengi, verða ritrýnd ef búið er að ganga frá þeim á þann hátt að hægt sé að líta á þau sem útgefin verk. Skrár sem hafa að geyma frumskráningu þess efnis, sem berst stofnuninni eða er safnað á vegum hennar, falla ekki undir þessar reglur þótt þær og aðrar upplýsingar um efnið verði aðgengilegar í rafrænu formi eða á annan hátt. Þegar óskað er eftir ritrýni á rafrænu útgáfuverki skal fylgja því greinargerð um eðli og tilurð verksins ásamt ítarlegum og skýrum leiðbeiningum fyrir notendur; slík gögn skulu vera aðgengileg á forsíðu verksins (líkt og inngangur o.þ.h. í prentaðri bók). Einnig skal koma fram hver er ábyrgðarmaður verksins, hverjir hafi unnið að því (þ.m.t. smíði gagnagrunnsins sem liggur til grundvallar) og hverjir hafi fjármagnað gerð þess að hluta eða í heild. Ef rafrænt verk er mjög umfangsmikið er eðlilegt að skipta útgáfunni í áfanga (þ.e. 1.0, 2.0 o.s.frv.), eða gefa það út að nýju ef verulegar breytingar hafa verið gerðar á því. Reglur um frágang rafrænna verka eru aðgengilegar hjá útgáfunefnd stofnunarinnar.

 

2. Ritrýni

Þegar rafrænt verk (eða afmarkaður hluti þess) er fullbúið að mati aðstandenda þess skal það ritrýnt. Þegar um er að ræða verk sem byggist á undirliggjandi gagnagrunni skal ósk um ritrýni fylgja greinargerð ábyrgðarmanns um verkið. Þar komi fram hvernig verkið var unnið, hvaða vinnureglur voru viðhafðar og hverjar fræðilegar forsendur þess eru. Í ritrýni felst skipulögð úttekt á notendaviðmóti og uppbyggingu verksins, efni þess, fræðilegum forsendum og gögnum sem birtast notendum; einnig skulu ritrýnar athuga hvort verkið sé í samræmi við lýsingu á því. Sérstakar leiðbeiningar fyrir ritrýna eru aðgengilegar hjá útgáfunefnd. Niðurstöður ritrýnenda, ásamt mati útgáfunefndarinnar, eru síðan kynntar aðstandendum verksins. Telji ritrýnar að það fullnægi skilyrðum til að vera vera vottað og aðstandendur hafa lagað það samkvæmt ábendingum ritrýna er heimilt að geta þess að það sé fullbúið.

Önnur verk sem gefin eru út rafrænt en eru að inntaki og framsetningu sambærileg við fræðigreinar eða bækur, t.d. ráðstefnurit, skulu ritrýnd á sama hátt og hliðstæð prentverk (sjá III).

Þegar rafrænt verk hefur verið metið og ritrýnt af utanaðkomandi umsagnaraðilum og aðstandendur þess hafa brugðist við ábendingum þeirra og athugasemdum á viðeigandi hátt mun það koma skýrt fram á vef stofnunarinnar að um ritrýnt verk sé að ræða.

 

III. Útgáfa á bókarhandriti

1. Inngangur

Í þessum kafla verður fjallað um útgáfur frumgagna stofnunarinnar, s.s. texta- og hljóðútgáfur og fræðilegar útgáfur sömu texta sem ætlaðar eru almenningi og fræðimönnum. Einnig falla inngangar að ljósprentuðum útgáfum og endurútgáfum eldri rita undir þessar reglur sem og orðfræðirit og einstök fræðirit sem fjalla um gögn stofnunarinnar (handrit, þjóðfræðisöfn, nafnfræðisöfn, orðfræðisöfn og íðorð) og rannsóknir á fræðasviði hennar.

Allt efni sem nefnt er í 1. málslið fellur undir þessar reglur — sem og reglur um frágang handrita sem útgáfunefnd setur til að tryggja samræmt útlit og frágang (layout) í hverri ritröð fyrir sig. Reglur um frágang handrita eru aðgengilegar hjá útgáfunefnd stofnunarinnar.

 

2. Afmælisrit

Hafi forstöðumaður og húsþing samþykkt að gefið verði út afmælisrit, kýs húsþing faglega þriggja manna ritstjórn úr hópi starfsmanna sem ritstýrir verkinu og gefur það út. Sé verkið ritrýnt skal það fara í gegnum ferlið sem lýst er í 4. kafla, nema hvað ritstjórn kemur í stað útgáfunefndar. Áður en ritstjórn gengur endanlega frá útgáfu verks metur útgáfunefnd hvort settu markmiði með ritrýni og/eða ritstjórn verksins hefur verið náð. Stefnt skal að því að afmælisrit verði ritrýnd ef tilefni er til og kostur er.

 

3. Fullbúin handrit

Fullbúnu handriti annarra rita er skilað til forstöðumanns stofnunarinnar sem tekur það til forskoðunar. Handriti skal fylgja útfyllt upplýsingaeyðublað um höfundinn eða útgefandann þar sem einnig er gerð stuttlega grein fyrir efnistökum handritsins. Sé um textaútgáfu að ræða skal útgefandi jafnframt gera grein fyrir því hver hafi skrifað upp textann eftir handriti og hver eða hverjir hafi lesið hann yfir og borið saman við handrit.

Forstöðumaður og útgáfunefnd meta handritið og hvort útgáfa þess kemur til greina. Ástæður höfnunar geta m.a. verið:

1) efni handritsins fellur utan fræðasviðs stofnunarinnar
2) fjárhagslegur grundvöllur til að gefa út handritið er ekki til staðar
3) ólíklegt þykir að stofnunin hafi starfskraft á lausu til að sinna ritstjórn verksins (sbr. 4. og 5. kafla)
4) handritið uppfyllir ekki gæðakröfur stofnunarinnar varðandi efnistök og frágang

Sé handriti hafnað má leggja það fram á ný að teknu tilliti til athugasemda er fram koma í forskoðun.

 

4. Ritrýni

Samþykki forstöðumaður og útgáfunefnd útgáfu ritrýnds verks (sbr. 3. kafla) leggur útgáfunefnd til við húsþing að handritið verði tekið til útgáfu; enn fremur finnur útgáfunefnd verkinu faglegan ritstjóra úr hópi starfsmanna sem liðsinnir höfundi eða útgefanda við frágang verksins og að koma því út. Samþykki húsþing að verkið verði gefið út finnur ritstjóri í samráði við útgáfunefnd tvo óháða ritrýna til að meta það og kanna hvort það fullnægi þeim kröfum um fræðilegt gildi og framlag, ásamt framsetningu og frágangi, sem lýst er í leiðbeiningum stofnunarinnar. Tilnefndir ritrýnendur gefa umsögn um handritið, leggja til hvort það skuli samþykkt til útgáfu eða því hafnað — eða koma því á framfæri að þeir telji handritið útgáfuhæft að gefnum ákveðnum breytingum. Umsögnin byggist m.a. á rökstuðningi í stuttu máli og, ef við á, almennum tillögum um lagfæringar og úrbætur. Niðurstöður ritrýnenda, ásamt mati ritstjóra og eftir atvikum útgáfunefndar, eru síðan kynntar höfundi eða útgefanda. Telji ritrýnar að handritið fullnægi skilyrðum til að vera gefið út og höfundur eða útgefandi lagar það samkvæmt ábendingum ritrýna er verkið tekið til útgáfu. Ritstjóri gerir frekari tillögur um lagfæringar og endurbætur ef þurfa þykir.

Sé handriti hafnað má leggja það fram á ný að teknu tilliti til athugasemda er fram koma við ritrýningu. Fer handritið þá í sama ferli eins og um nýtt handrit væri að ræða.

Er höfundur eða útgefandi skilar lagfærðu handriti metur útgáfunefnd hvort settu markmiði með ritrýni og ritstjórn bókarinnar hefur verið náð.

 

5. Óritrýnd rit (önnur en afmælisrit)

Samþykki forstöðumaður og útgáfunefnd útgáfu óritrýnds verks (sbr. 3. kafla), finnur útgáfunefnd verkinu faglegan ritstjóra úr hópi starfsmanna sem liðsinnir höfundi eða útgefanda við frágang verksins og að koma því út. Ritstjóri gerir tillögur um lagfæringar og endurbætur ef þurfa þykir.

 

6. Útgáfusamningur og kostnaðaráætlun

Hér á eftir fer lýsing á verkferli stofnunarinnar er skýrir einstaka ábyrgðar- og verkþætti höfunda og stofnunar:

• Þegar samþykkt handrit liggur fyrir, er stofnað sérstakt verknúmer í bókhaldi stofnunarinnar fyrir bókina.
• Gerð er kostnaðaráætlun miðað við fyrirliggjandi lýsingu handrits, eðli þess og umfang.
• Gerður skal samningur milli stofnunarinnar annars vegar og höfundar eða útgefanda hins vegar um kostnað og hugsanlega skiptingu hans og um tilhögun birtingar.
• Kostnaðaráætlun er færð á útgáfusamning þar sem tilgreindir eru framleiðsluþættir og kostnaður þeirra ásamt verkáætlun fyrir útgáfuna og vinnu hennar.
• Höfundur eða útgefandi undirritar samninginn ásamt forstöðumanni stofnunarinnar.
• Styrkir sem útgáfuverk hafa hlotið skulu lagðir inn á verknúmer viðkomandi verks.