Stefna og viðbragðsáætlun vegna samskipta og EKKO

Inngangur og markmið

Markmið stefnu er varðar félagslegt öryggi og viðbragðsáætlun vegna samskiptavanda sem og eineltis, kynferðislegrar áreitni, kynbundinnar áreitni og ofbeldis (hér eftir nefnt EKKO) er að tryggja að úrræði séu til staðar og stuðla að forvörnum og verkferlum í samræmi við ákvæði laga nr. 46/1980 um aðbúnað, hollustuhætti og öryggi á vinnustöðum og reglugerð nr. 1009/2015 um aðgerðir gegn EKKO á vinnustöðum.

Stefna

Árnastofnun vill skapa starfsumhverfi og menningu þar sem starfsfólk er öruggt og líður vel. Enn fremur er mikilvægt að stuðla að heilsueflandi úrræðum fyrir starfsfólk og stuðla að heilbrigðu vinnuumhverfi. Slíkt er gert með markvissu forvarnarstarfi, skýrum verkferlum og stuðningi. Öllum ábendingum um samskiptavanda, óviðeigandi háttsemi eða EKKO skal tekið alvarlega og við þeim brugðist í samræmi við stefnu og viðbragðsáætlun.

Stefnunni er meðal annars fylgt eftir með markvissum skráningum atvika og ábendingum um atvik sem miða að því að læra af og fyrirbyggja endurtekningu. Skráning atvika er varðveitt hjá sviðsstjóra rekstrar- og þjónustusviðs á öruggum stað og í samræmi við gildandi lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.

Heilsueflandi úrræði

Með heilsueflandi úrræðum er varða félagslegt öryggi er lögð áhersla á að skapa aðstæður og menningu sem eykur vellíðan á vinnustað. Eftirfarandi atriði eru höfð til hliðsjónar:

Stjórnunarhættir. Stjórnendur hafi þekkingu og færni þegar kemur að félagslegu öryggi á vinnustað.
Samskiptasáttmáli. Skýrar leikreglur um farsæl samskipti á vinnustað.
Heilsusamlegt umhverfi og starfshættir sem stuðla að vellíðan og öryggi.

Forvarnir

Í forvarnarstarfi varðandi félagslegt öryggi er lögð áhersla á hvers kyns ráðstafanir sem ætlað er að koma í veg fyrir vanlíðan og óöryggi á vinnustað. Eftirfarandi atriði eru höfð til hliðsjónar í forvarnarstarfi:

Greina og meta áhættuþætti í vinnuumhverfinu og hafa skriflega áætlun um öryggi og heilbrigði á vinnustað sem byggir á áhættumati í samræmi við vinnuverndarlög nr. 46/1980. Starfsfólki skal vera kunnugt um þá áætlun.
Rýna niðurstöður vinnustaðagreininga sem mæla líðan á vinnustað og EKKO málaflokkinn.
Endurskoða skilvirkni aðferða með reglulegu millibili og að loknu EKKO máli ef slíkt kemur upp.
Þjálfa stjórnendur í EKKO verkferlum og sálrænni skyndihjálp. Stjórnendur þurfa auk þess að sækja endurmenntun á a.m.k. tveggja ára fresti.
Fræða starfsfólk um einkenni, afleiðingar og verkferla EKKO á tveggja ára fresti eða eftir þörfum ef mál tengt EKKO kemur upp á starfsstöð.
Verkferlar EKKO séu sýnilegir og aðgengilegir starfsfólki á starfsmannavefnum (innri vef), gerð sé grein fyrir þeim í starfsmannahandbókum og upplýsingar um þá gerðar aðgengilegar í sameiginlegum rýmum starfsmanna, t.d. á kaffistofum.
Auka aðgengi og stuðla að viðeigandi málsmeðferð svo að hægt sé að bregðast við samskiptavanda eða öðrum viðkvæmum málum sem ekki eru formlega tilkynnt en tengjast EKKO-málaflokknum efnislega.

Ábyrgð og hlutverk

Starfsfólk Árnastofnunar ber sameiginlega ábyrgð á því að stuðla að heilsueflandi og öruggu starfsumhverfi, óháð starfsstöð. Ef starfsmaður hefur orðið fyrir hvers kyns áreitni, orðið vitni að óviðeigandi atviki eða háttsemi eða hefur rökstuddan grun um að slíkt hafi átt sér stað, skal hann upplýsa viðbragðsaðila sem koma málinu í réttan farveg. Árnastofnun hefur gert samstarfssamning við fagaðila sem hún fær til aðstoðar og ráðgjafar þegar um samskiptavanda, viðkvæm mál eða formlega EKKO tilkynningu er að ræða. Fagaðili er sá sem hefur sérhæft sig í meðferð mála sem tilheyra þessum málaflokki. Starfsfólk er hvatt til að láta vita af stórum sem smáum atvikum þar sem slíkt eykur öryggi í vinnuumhverfi.

Viðbragðs- og úrvinnsluaðilar í málefnum samskiptavanda eða EKKO eru: framkvæmdastjórn stofnunarinnar og trúnaðarmenn. Sviðsstjóri rekstrar- og þjónustusviðs ber ábyrgð á úrvinnslu og tekur á móti ábendingum.

Hlutverk viðbragðsaðila er að bregðast við slíkum málum án tafar, meta í samráði við tilkynnanda í hvaða ferli mál þurfa að fara og tryggja að unnið sé eftir samþykktri viðbragðsáætlun. Á það sérstaklega við um samskipti milli starfsfólks, en einnig samskipti við aðra einstaklinga sem ekki starfa hjá stofnuninni en starfsfólk hefur samskipti við vegna starfstengdra mála.

Hlutverk úrvinnsluaðila er að veita ráðgjöf og sinna viðeigandi úrvinnslu eftir því sem við á hverju sinni. Viðbragðsaðili getur kallað til eða leitað eftir aðstoð fagaðila í öllum tilvikum. Slík aðkoma getur verið í formi handleiðslu, ráðgjafar eða með beinni aðkomu og er það metið í hverju tilviki fyrir sig.

Hvert mál er einstakt og mikilvægt að það skoðist sem slíkt. Áherslur við úrvinnslu mála geta verið ólíkar eftir eðli og aðstæðum hverju sinni.

Félagslegt öryggi: Viðbrögð við samskiptavanda og öðrum viðkvæmum málum

Þegar kemur að samskiptavanda eða öðrum viðkvæmum málum sem tengjast EKKO-málaflokknum en eru ekki formlega tilkynnt sem slík skiptir höfuðmáli að brugðist sé skjótt við.

Öll úrvinnsla mála er gerð í fullu samráði við málsaðila.

EKKO veita Auðnast: Ef starfsmaður upplifir óþægileg/óviðeigandi atvik sem tengjast félagslegu umhverfi á vinnustað (eitt eða fleiri) eða starfsmaður verður vitni að slíku getur hann óskað eftir samtali milliliðalaust við fagaðila í EKKO teymi Auðnast. Hægt er að senda póst á trunadur@audnast.is eða hringja í síma 482 4004 og óska eftir viðtali vegna tiltekins máls. Fyllsta trúnaðar er gætt og vinnustaður ekki upplýstur nema starfsmaður óski þessi.

Eftirfarandi atriði eru dæmi um úrræði sem grípa má til vegna upplifunar starfsmanns á því sem að framan er lýst. Eitt úrræði útilokar ekki annað:

Stuðningur og ráðgjöf í samskiptum.
Handleiðsla, stuðningur, fræðsla eða þjálfun til viðbragðsaðila.
Samtal við málsaðila þar sem viðkomandi er upplýstur um málsatvik.
Leiðbeinandi samtal vegna háttsemi eða atviks.
Sameiginlegur fundur með þriðja aðila (óformleg leið til sátta/lausna).
Sáttamiðlun.
Sálfélagslegur stuðningur.

Almenn úrræði fyrir vinnustað:

Handleiðsla og þjálfun stjórnenda.
Félagslegt áhættumat – skrifleg áætlun um öryggi og heilbrigði á vinnustað.
Heilsufarsmat.

Eftirfylgni vegna málsmeðferðar við samskiptavanda felur í sér að viðbragðsaðili hefur samband við málsaðila eftir ákveðinn tíma til að kanna líðan og ganga úr skugga um að máli sé lokið af hálfu málsaðila eða sé að þróast í rétta átt. Sviðsstjóri rekstrar- og þjónustusviðs ber ábyrgð á að ljúka málinu og telst máli formlega lokið þremur mánuðum eftir að eftirfylgni hefur skilað niðurstöðu af hálfu málsaðila.

Viðbragðsáætlun við formlegri tilkynningu um EKKO

Ef starfsmaður upplifir óþægileg/óviðeigandi atvik (eitt eða fleiri) eða verður vitni að slíku getur hann óskað eftir samtali við viðbragðsaðila.

Starfsmaður getur óskað eftir samtali milliliðalaust við fagaðila í EKKO teymi Auðnast. Hægt er að senda póst á trunadur@audnast.is eða hringja í síma 482 4004 og óska eftir viðtali. Fyllsta trúnaðar er gætt og vinnustaður ekki upplýstur nema starfsmaður óski þessi. Hlutverk fagaðila er að styðja við málsaðila og veita ráðgjöf um frekari úrvinnslu. Fagaðili getur gengið erinda fyrir starfsmann sé óskað eftir því.

Athygli er vakin á því að fagaðili getur í samræmi við lög verið skyldaður til að veita upplýsingar og gerir því skjólstæðingi sínum grein fyrir þeim takmörkunum á þagnarskyldu sem gilda samkvæmt lögum.

Formleg málsmeðferð – verklag

Megintilgangur formlegrar málsmeðferðar er að ganga úr skugga um hvort tilkynning falli undir skilgreiningar b-e liðar 3. gr. reglugerðar nr. 1009/2015 um aðgerðir gegn einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi á vinnustöðum.

Í formlegri meðferð máls fer fram könnun á málsatvikum og niðurstaða fengin um það hvort einelti, áreitni eða ofbeldi hafi átt sér stað. Starfsmaður getur því tilkynnt meint einelti, kynferðislega áreitni, kynbundna áreitni eða ofbeldi og óskað eftir formlegri meðferð máls. Slík tilkynning getur borist skriflega eða með viðtali við viðbragðsaðila eða fagaðila sem aðstoðar við að koma tilkynningu á framfæri. Í framhaldinu er gerð áætlun um næstu skref.

Í formlegri málsmeðferð er eftirfarandi verklag haft til hliðsjónar:

Tilkynning berst sviðsstjóra eða trúnaðarmanni (tilkynningarblað/atvikalýsing).
- Þegar tilkynning hefur borist er valinn úrvinnsluaðili til að annast málsmeðferð. Úrvinnsluaðili getur ýmist verið utanaðkomandi fagaðili, s.s. viðurkennd sálfræðistofa eða viðbragðsteymi á vinnustað.
Hlutlaus athugun og úrvinnsla hefst. Úrvinnsluaðili ber ábyrgð á því að hlutlaus athugun og úrvinnsla eigi sér stað. Úttekt skal vera í samræmi við viðmið úrvinnsluaðila og ákvæði reglugerðar nr. 1009/2015.
- Úrvinnsluaðili skal í kjölfar móttöku tilkynningarinnar taka til athugunar hvort ástæða sé til breytinga innan vinnustaðar til að tryggja öruggar vinnuaðstæður meðan á meðferð máls stendur. Slíkar breytingar geta t.d. falist í því að starfsstöð aðila sem tilkynnir eða hins tilkynnta sé færð til meðan málið er til rannsóknar. Hvort og hvaða breytingar eru gerðar á vinnustaðnum á meðan mál er til meðferðar ræðst af atvikum hvers máls fyrir sig.
Upplýsingaöflun í formlegri málsmeðferð. Rætt er við málsaðila og þeim gefinn kostur á að koma sínum sjónarmiðum á framfæri við úrvinnsluaðila. Við gagnasöfnun er alla jafna rætt við einn aðila máls í senn. Ef þörf krefur er rætt við tiltekið samstarfsfólk og fá málsaðilar tækifæri til að tilnefna slíka aðila sem geta varpað frekara ljósi á málavexti. Úrvinnsluaðili getur óskað eftir upplýsingum frá sviðsstjóra rekstrar- og þjónustusviðs um t.d. fjarvistir á ákveðnu tímabili, upplýsingar um önnur EKKO atvik, starfsmannaveltu, áhættumat, vinnustaðagreiningar o.fl. sem varpað getur ljósi á málið.
- Aðgangur aðila máls að gögnum og upplýsingum um málið er samkvæmt 7. gr. reglugerðar nr. 1009/2015. Allar upplýsingar um málsmeðferðina eru trúnaðarmál og gögn sem úrvinnsluaðili safnar eru varðveitt á öruggum stað. Vinnuverndarfulltrúa eru þó veittar upplýsingar um stöðu máls og málsmeðferð en ekki um einstök atvik þess. Hlutaðeigandi starfsfólk á rétt á að fá aðgang að upplýsingum og gögnum í málinu, að teknu tilliti til laga um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.
- Komi fram upplýsingar við rannsókn máls frá öðrum en þeim sem tilkynnir og hinum tilkynnta er leitað eftir samþykki viðkomandi fyrir því að upplýsingarnar séu veittar málsaðilum og metið hvort málefnalegt sé og/eða nauðsynlegt að veita aðilum málsins aðgang að þeim hverju sinni, að teknu tilliti til persónuverndarsjónarmiða.
- Öllum gögnum sem safnað er við úrvinnslu málsins er haldið til haga og komið til varðveislu hjá úrvinnsluaðila á öruggum stað í samræmi við gildandi lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Ef úrvinnsluaðili er utanaðkomandi fagaðili fær sviðsstjóri rekstrar- og þjónustusviðs skýrslu um niðurstöðu málsins til varðveislu við lok málsmeðferðar og skal sviðsstjóri varðveita skýrsluna í samræmi við gildandi lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Tekið skal fram að verkkaupi/ábyrgðaraðili ber ábyrgð á meðferð og afhendingu skýrslu og þeirra persónuupplýsinga sem hún geymir.
Úrvinnsla gagna og niðurstaða. Skilað er áliti um hvort málsatvik uppfylli viðmið í skilningi skilgreiningar b-e liðar 3. gr. reglugerðar nr. 1009/2015 eða hvort um annars konar vanda sé að ræða, t.d. samskiptavanda. Úrvinnsluaðili leggur fram tillögur að úrbótum fyrir málsaðila, sem og annað starfsfólk á vinnustaðnum.
Niðurstöður eru kynntar verkbeiðanda og málsaðilum, hvor í sínu lagi, á skilafundi.
Eftirmálar. Sviðsstjóri ber ábyrgð á því að gripið sé til aðgerða gagnvart aðilum málsins, sem og almennra aðgerða til samræmis við niðurstöðu. Þær aðgerðir geta t.d. verið eftirfylgni við málsaðila í formi samtala og ef þörf er á frekari úrvinnsluleiðum, s.s. sálfræðimeðferð eða annars konar stuðningi eða ráðgjöf. Árnastofnun getur einnig tekið ákvörðun um að veita tilkynntum aðila tiltal vegna málsins, hann kynni að fá áminningu eða til uppsagnar kæmi vegna niðurstöðu rannsóknar en það er mat sem fer fram í hverju máli fyrir sig og er á ábyrgð atvinnurekanda. Að auki skal Árnastofnun sjá um að ljúka máli og sinna allri eftirfylgni málsmeðferðar vegna tilkynningar um EKKO.

Skilgreiningar

Viðbragðsáætlun þessi byggir á eftirfarandi skilgreiningum:

Reglugerð nr. 1009/2015, 3. gr. vegna eineltis, kynferðislegrar áreitni, kynbundinnar áreitni og ofbeldis á vinnustöðum.

Einelti er síendurtekin hegðun sem almennt er til þess fallin að valda vanlíðan hjá þeim sem fyrir henni verður, svo sem að gera lítið úr, móðga, særa eða ógna viðkomandi eða valda honum ótta.

Skoðanaágreiningur eða ágreiningur vegna ólíkra hagsmuna fellur ekki undir þetta ákvæði.

Kynferðisleg áreitni er hvers kyns kynferðisleg hegðun sem er í óþökk þess sem fyrir henni verður og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi, einkum þegar hegðunin leiðir til ógnandi, fjandsamlegra, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi aðstæðna. Hegðunin getur verið orðbundin, táknræn og/eða líkamleg.

Kynbundin áreitni er hegðun sem tengist kyni þess sem fyrir henni verður, er í óþökk viðkomandi og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi og skapa aðstæður sem eru ógnandi, fjandsamlegar, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi. Áreitnin getur verið líkamleg, orðbundin eða táknræn. Eitt tilvik getur talist kynbundin áreitni ef það er alvarlegt.

Með hugtakinu kynferðislegt ofbeldi er átt við brot gegn kynfrelsi einstaklings sem er refsivert í XXII. kafla almennra hegningarlaga.

Ofbeldi er hvers kyns hegðun sem leiðir til eða gæti leitt til líkamlegs og sálræns skaða eða þjáninga þess sem fyrir henni verður, einnig hótunum um slíkt, þvingun eða handahófskennda sviptingu frelsis, bæði í einkalífi og á opinberum vettvangi.

Lög um jafna stöðu og jafnan rétt kynjanna nr. 150/2020

Kynbundin áreitni: Hegðun sem tengist kyni þess sem fyrir henni verður og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi og skapa aðstæður sem eru ógnandi, fjandsamlegar, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi fyrir viðkomandi.

Kynferðisleg áreitni: Hvers kyns kynferðisleg hegðun sem hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu þess sem fyrir henni verður, einkum þegar hegðunin leiðir til ógnandi, fjandsamlegra, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi aðstæðna. Hegðunin getur verið orðbundin, táknræn og/eða líkamleg.

Kynbundið ofbeldi: Ofbeldi á grundvelli kyns sem leiðir til eða gæti leitt til líkamlegs, kynferðislegs eða sálræns skaða eða þjáninga þess sem fyrir því verður, einnig hótun um slíkt, þvingun eða handahófskennda sviptingu frelsis, bæði í einkalífi og á opinberum vettvangi.

Lög um jafna meðferð á vinnumarkaði nr. 86/2018

Áreitni: Hegðun sem er í óþökk þess sem fyrir henni verður og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi, einkum þegar hegðunin leiðir til ógnandi, fjandsamlegra, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi aðstæðna.

Á vefsíðu Vinnueftirlitsins má finna dæmi um birtingarmyndir EKKO.

Viðbragðsáætlun þessi byggir á ofangreindum viðmiðum.

Að auki er horft til félagslegra viðmiða í sjálfbærri þróun og er stuðst við GRI – alþjóðlega viðurkennda staðla um miðlun upplýsinga og samfélagslega ábyrgð. Með stefnu er varðar félagslegt öryggi og EKKO viðbragðsáætlun er hluta af eftirfarandi stöðlum fullnægt:

Jafnrétti og aðgerðir gegn mismunun (GRI: 406-1.a).
Heilsa og öryggi starfsfólks (GRI: 403-1).

Fjórða heimsmarkmið Sameinuðu þjóðanna um sjálfbæra þróun.