Ráðningaferli: stjórnsýslu- og sérfræðistörf

1. Fyrsta skref ráðningarferlis er að gera þarfagreiningu í starfseiningunni, er þörf á nýjum starfsmanni, hvaða verkefnum þarf starfsmaður að sinna, hver eru markmið og ábyrgð starfsmanns, hvaða kröfur skal gera til starfsins varðandi menntun, starfsreynslu osfrv. Starfslýsing þarf að liggja fyrir.
2. Er fjárhagslegt svigrúm fyrir ráðningu
3. Gerð auglýsingar. Í auglýsingu um starf þarf að koma fram:
   • Starfsheiti
   • Lýsing á verkefnum starfsmanns
   • Menntunar- og hæfniskröfur
   • Hvenær er áætlað að viðkomandi hefji störf
   • Umsóknarfrestur um starf (lágmark 2 vikur frá birtingu auglýsingar á Starfatorgi).
   • Er ráðningin tímabundin/ótímabundin
   • Nöfn, símanúmer og netföng þeirra sem gefa upplýsingar um starfið.
4. Rekstrar-og þjónustusvið hefur umsjón með ráðningarferlinu og sér um að senda auglýsingu á Starfatorg og aðra miðla ef þörf er á því.  Miðlunarsvið sér um að setja hana á vef stofnunarinnar.  Allar umsóknir skulu koma inn á starfatorg þar sem umsóknirnar eru vistaðar miðlægt og aðgengilegar fyrir umsjónarmann og ráðningaraðila.
5. Umsóknir eru færðar í málaskrá stofnunarinnar og umsækjendur fá rafræna staðfestingu með tölvupósti um móttöku umsóknar.
6. Mat á umsóknum. Umsjónaraðili starfs fer yfir og flokkar umsóknir. Flokkunin tekur mið af þeim hæfnis- og menntunarkröfum sem fram koma í auglýsingu um starfið.
7. Ákveðið er hvaða einstaklingar skuli koma í viðtal og eru umsækjendur boðaðir í viðtal með hæfilegum fyrirvara.
8. Stöðluð viðtöl fara fram við umsækjendur. Leitað til umsagnaraðila /meðmælenda vegna þeirra umsækjenda sem helst koma til greina í starfið. Umsagnaraðilar fá allir sömu spurningarnar.
9. Launaröðun liggur fyrir þegar starfaflokkun hefur verið gerð samhliða starfslýsingu.
10. Ákvörðun er tekin um ráðningu og umsækjenda er boðið starfið.
11. Þegar umsækjandi hefur þegið starfið eru allir umsækjendur látnir vita um ráðstöfun starfsins með tölvupósti.
12. Yfirmaður nýs starfsmanns undirbýr komu starfsmanns á starfseininguna, velur leiðbeinanda sem tekur við starfsmanni og kynnir fyrir honum vinnustaðinn ef hann gerir það ekki sjálfur.  Leiðeinandi (mentor) skal vera stuðningur fyrir starfsmann og sá sem hann getur leitað til þegar næsti yfirmaður er ekki til taks.

Ráðningaferli: Akademískt starf

Við ráðningu skal fylgja hliðstæðum reglum og við ráðningu kennara og sérfræðinga við Háskóla Íslands. Starfslýsing þarf að liggja fyrir, í kjölfarið þarf forstöðumaður að skipa 3ja manna dómnefnd sem metur hæfi umsækjenda.  Skal einn nefndarmanna skipaður samkvæmt tilnefningu stjórnar og er hann jafnframt formaður, einn samkvæmt tilnefningu húsþings og einn samkvæmt tilnefningu ráðherra.  Forstöðumaður skal leita umsagnar húsþings við ráðningu til rannsóknarstarfa.  Hlutverk rekstrarsviðs er eingöngu að halda utan um auglýsingar, vera til stuðnings í viðtölum ef óskað er eftir og styðja við ferlið í heild sinni.

1. Er fjárhagslegt svigrúm fyrir ráðningu
2. Gerð auglýsingar á Starfatorgi. Í auglýsingu um starf þarf að koma fram:
   • Starfsheiti
   • Lýsing á verkefnum starfsmanns
   • Menntunar- og hæfniskröfur
   • Hvenær er áætlað að viðkomandi hefji störf
   • Umsóknarfrestur um starf (lágmark 2 vikur frá birtingu auglýsingar á Starfatorgi).
   • Er ráðningin tímabundin/ótímabundin
   • Nöfn, símanúmer og netföng þeirra sem gefa upplýsingar um starfið.
3. Rekstrar-og þjónustusvið sér um að setja auglýsingu á Starfatorg og aðra miðla ef þörf er á því.  Miðlunarsvið sér um að setja hana á vef stofnunarinnar.  Allar umsóknir skulu koma inn á starfatorg þar sem umsóknirnar eru vistaðar miðlægt og aðgengilegar fyrir umsjónarmann og ráðningaraðila.
4. Umsóknir eru færðar í málaskrá stofnunarinnar í Gopro og umsækjendur fá rafræna staðfestingu með tölvupósti um móttöku umsóknar sjálfvirkt frá starfatorgi.
5. Mat á umsóknum. Forstöðumaður skipar dómefnd. Umsjónaraðili starfs fer yfir og flokkar umsóknir og sendir dómefnd.  Flokkunin tekur mið af þeim hæfnis- og menntunarkröfum sem fram koma í auglýsingu um starfið.
6. Dómnefnd fer yfir hæfi og skrifar umsögn, sendir til forstöðumanns.
7. Stöðluð viðtöl fara fram við umsækjendur og stýrir forstöðumaður eða sviðsstjóri viðkomandi fagsviðs viðtalinu. Leitað til umsagnaraðila /meðmælenda vegna þeirra umsækjenda sem helst koma til greina í starfið. Umsagnaraðilar fá allir sömu spurningarnar. 
8. Húsþing tekur lokaákvörðun um ráðningu
9. Launaröðun er samkvæmt kjarasamningi Félags háskólamenntaðra, akademískt ráðnir.
10. Ákvörðun er tekin um ráðningu og umsækjenda er boðið starfið.
11. Þegar umsækjandi hefur þegið starfið eru allir umsækjendur látnir vita um ráðstöfun starfsins með tölvupósti.
12. Yfirmaður nýs starfsmanns undirbýr komu starfsmanns á starfseininguna, velur leiðbeinanda sem tekur við starfsmanni og kynnir fyrir honum vinnustaðinn ef hann gerir það ekki sjálfur.  Leiðeinandi (mentor) skal vera stuðningur fyrir starfsmann og sá sem hann getur leitað til þegar næsti yfirmaður er ekki til taks.