Stefna um opinn aðgang og opin gögn

Inngangur

Fyrsta útgáfan af þessu skjali var unnin í apríl 2016 af hópi um mótun stefnu um opinn aðgang og opin gögn á Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum. Í hópnum voru Haukur Þorgeirsson, Ólöf Benediktsdóttir og Steinþór Steingrímsson.

Sett eru fram markmið um opinn aðgang og opin afnotaleyfi fyrir gögn stofnunarinnar. Reynt er að útskýra hvað átt er við með opnum aðgangi annars vegar og opnum gögnum hins vegar og hvaða greinarmun þarf að gera þar á hjá stofnuninni.

Skjalið var uppfært 2019 og 2020 af Steinþóri Steingrímssyni og Hauki Þorgeirssyni. Skjalið var samþykkt sem stefna stofnunarinnar á húsþingi 9. júní 2020.

Ábendingar um höfundarétt og notkunarskilmálar

Allar ákvarðanir um leyfi verður að taka í samráði við rétthafa þegar um höfundarrétt er að ræða, hvort sem um starfsmenn er að ræða eða samstarfsaðila utan stofnunarinnar.

Það getur í sumum tilvikum verið flókið að skilgreina höfundarrétt að gagnagrunnum og ritum stofnunarinnar. Stundum er um að ræða handrit eða gagnagrunna, þar sem höfundarréttur gildir um sumt en ekki annað. Í gagnagrunnum getur hann til dæmis átt við skýringar eða hvernig gögnunum er raðað saman. Í einhverjum tilvikum gæti þurft að fá lögfræðilegt álit til að skera úr um hvort höfundarréttur gildi um tiltekin gögn.

Creative Commons

Miðað skal við að stofnunin notist við Creative Commons (CC) leyfi eins og hægt er. Það hefur þann kost að leyfin eru vel þekkt og auðvelt fyrir fólk að átta sig á því hvað það má gera án þess að þurfa að leggjast yfir langan texta. Til eru nokkrar gerðir CC-leyfa. Opnasta leyfið leyfir alla notkun, með því skilyrði að uppruna sé getið. Þetta þýðir t.d. að hver sem er mætti fá eintak af gögnunum, afrita þau og selja, ef honum sýndist svo. Hann gæti einnig breytt þeim og birt breytta útgáfu, notað þau til rannsókna eða gert hvað annað sem honum dytti í hug. Önnur CC leyfi takmarka notkunarmöguleika með einhverjum hætti. T.d. banna sum alla notkun í ágóðaskyni, sum banna að gögnunum sé breytt og sum krefjast þess að allar afurðir sem út úr gögnunum koma verði dreift með sams konar leyfi og upprunalegum gögnum.

CC-leyfi hafa verið notuð fyrir gögn og gagnasöfn, en einnig fyrir myndir, margmiðlunarefni og tímaritsgreinar. Stjórnmál og stjórnsýsla, tímarit Stofnunar stjórnsýslufræða og stjórnsýslu við Háskóla Íslands gefur t.a.m. allar greinar út undir leyfinu CC-BY 4.0

Leyfin sem um ræðir eru eftirfarandi:

CC BY
Notandi skal geta höfundar efnisins en er að öðru leyti frjálst að gera það sem hann vill við efnið.

CC BY-SA
Notandi skal geta höfundar efnisins, má gera það sem hann vill við það en afleidd verk þarf að gefa út samkvæmt sömu skilmálum.

CC BY-ND
Notandi skal geta höfundar efnisins. Hann má dreifa efninu hvort sem er í ágóðaskyni eða ekki, en aðeins má dreifa efninu óbreyttu.

CC BY-NC
Notandi skal geta höfundar efnisins. Hann má gera það sem hann vill við það en ekki nota það í ágóðaskyni.

CC BY-NC-SA
Notandi skal geta höfundar efnisins. Hann má gera það sem hann vill við það en afleidd verk þarf að gefa út samkvæmt sömu skilmálum. Efnið má ekki nota í ágóðaskyni.

CC BY-NC-ND
Þrengsta leyfið. Notandi skal geta höfundar efnisins. Hann má ekki nota efnið í ágóðaskyni og má aðeins dreifa efninu óbreyttu.

Nánari upplýsingar hér: https://creativecommons.org/licenses/?langis

Aðrir

Fjöldi safna, gallería, bókasafna og skjalasafna hefur gefið út og leyft noktun á einhverjum af sínum gögnum með opnum leyfum. Á eftirfarandi lista eru stofnanir hafa a.m.k. að hluta til notað CC-leyfi. Þarna er meðal annars að finna Statens Museum for Kunst í Danmörku, Sænska landsbókasafnið, nokkur finnsk bókasöfn, British Library, Rijksmuseum í Amsterdam, MoMA o.fl.: https://wiki.creativecommons.org/wiki/GLAM

Þá tíðkast í auknum mæli að fræðitímarit og ráðstefnurit gefi greinar út með opnum leyfum. Að ofan var Stjórnmál og stjórnsýsla nefnt, á Íslandi eru Tímarit um uppeldi og menntun og Tímarit um viðskipti og efnahagsmál einnig gefin út með CC-leyfum. Af ritum erlendis má nefna Oxford Open, þ.e. rit sem Oxford University Press gefur út með opnum leyfum.

Opinn aðgangur

Með opnum aðgangi er átt við að hver sem er geti kynnt sér gögn eða lesið greinar í gegnum opinn vefaðgang.

Tímarit stofnunarinnar

Þegar talað er um opinn aðgang þýðir það að aðgengi sé án hindrana. Sums staðar hefur tíðkast að opna aðgengi með töf, þ.e. að einhverjum tilteknum tíma liðnum eftir að prentuð útgáfa kemur út. Það getur hins vegar dregið úr lestri á efninu og þar með áhrifum þess og tilvitnunum í það.

Stofnun Árna Magnússonar gefur út tvö tímarit, Orð og tungu og Griplu. Til að auðvelda skráningu tímaritanna í alþjóðlega gagnagrunna og þar með auka sýnileika þeirra er mikilvægt að greinar úr þeim séu sem aðgengilegastar, að þeim fylgi öll nauðsynleg lýsigögn og að þeim sé úthlutað DOI númeri. Ef svo á að verða þarf aðgengi að efni þeirra að vera opið og uppfylla ákveðin skilyrði. Við leggjum til að tímaritin verði gefin út rafrænt, að notast verði við Open Journal System (OJS) kerfið eins og nokkrar stofnanir tengdar HÍ gera og að fyrirmynda verði leitað þar.

Tímarit stofnunarinnar skulu leitast við að gefa út greinar með CC-leyfum. Nánari útfærsla þess er í höndum ritstjórna tímaritanna en leiðbeiningar og upplýsingar til höfunda birtist á vef tímaritanna.

Reynt skal eftir föngum að gefa eldri árganga einnig út rafrænt og fá úthlutað DOI-númerum. Í þeim tilvikum er ekki leitast við að nota CC-leyfi á greinar en hugsanlega þyrfti engu að síður að afla samþykkis höfunda fyrir rafrænni útgáfu.

Útgefnar bækur

Settar verði almennar vinnureglur um rafræna útgáfu bóka stofnunarinnar. Bækur sem stofnunin gefur út mætti í sumum tilvikum gefa út rafrænt 2-3 árum eftir að þær koma út á pappír. Form þess og framkvæmd þyrfti útgáfunefnd stofnunarinnar að skoða. Í samráði við höfunda/útgefendur, gæti útgáfunefnd einnig haft frumkvæði að því að eldri bækur birtist á opnum aðgangi.

Greinar starfsmanna

Stofnunin mælist til þess að starfsmenn tryggi að þeir geti sett ritrýndar greinar í opinn aðgang eftir birtingu þeirra. Það á við um önnur tímarit en tímarit stofnunarinnar. Í sumum tilvikum er þetta illgerlegt og það er skiljanlegt að höfundar sætti sig við takmarkanir þegar um birtingar í víðlesnum ritum er að ræða.

Á vef stofnunarinnar er birt ritaskrá með öllum ritrýndum greinar starfsmanna. Vefstjóri hefur það hlutverk að kalla reglulega eftir því að starfsmenn uppfæri ritaskrár sínar.

Í ritaskrá á vef stofnunarinnar geta starfsmenn einnig skráð vísanir í aðrar greinar sínar en ritrýndar og í fyrirlestra. Þann lista skal vera hægt að skoða til hliðar við þann með ritrýndu greinunum.

Starfsmenn þurfa að geta vistað greinar sínar í til þess gerðu kerfi. Kanna skal hvort CRIS kerfi HÍ, „Opin vísindi“, henti fyrir þess háttar. Annars skal vefnefnd leita leiða til að leysa það vandamál.

Í sumum fræðigreinum er farið að tíðkast að opna aðgang að rannsóknargögnum, t.d. gagnasöfnum, sem notuð eru í birtum rannsóknum. Það hefur t.d. verið mælst til þess á síðustu LREC ráðstefnum og fleiri máltækniráðstefnum að gögn sem notuð eru í rannsóknum sem lýst er á ráðstefnunni séu sett á netið undir opnu leyfi. Þetta er með þeim fyrirvara að í sumum tilvikum er þetta illframkvæmanlegt. En innviðir fyrir þess háttar birtingu og aðstoð við hana þurfa að vera fyrir hendi á stofnuninni.

Gagnasöfn

Aðgangur er opinn að flestum tölvutækum gagnasöfnum stofnunarinnar og þau leitarbær hverjum sem vill nýta sér þau. Þetta er þó ekki algilt og fyrir því liggja ástæður sem eru mismunandi fyrir hvert gagnasafn fyrir sig.

Stofnunin leitast við að gera öll gagnasöfn sín leitarbær á vefnum, nema sérstakar ástæður séu til þess að þau séu það ekki. Þeim gagnasöfnum sem ekki eru leitarbær sé þó lýst á vef stofnunarinnar svo að utanaðkomandi geti haft samband og óskað eftir upplýsingum ef því verður við komið.

Markmið um opinn aðgang

Notkunarleyfi og skilmálar verði skilgreind fyrir öll gagnasöfn og greinar
Greinar í tímaritum stofnunarinnar verði birtar í opnum aðgangi
Mælst til þess að starfsmenn geti einnig birt aðrar ritrýndar greinar sínar í opnum aðgangi
Gagnagrunni með upplýsingum um ritrýnd verk starfsmanna haldið við á vef stofnunarinnar.
Öll gagnasöfn gerð leitarbær á vefnum, nema sérstakar ástæður komi til.
Á vef stofnunarinnar er listi yfir öll gagnasöfn, aðgangi að þeim lýst og ef hann er ekki opinn, þá eru takmarkanir á aðgangi rökstuddar.
Yfirfara núverandi aðgang að gagnasöfnum.

Opin gögn

Með opnum gögnum er ekki aðeins átt við að almenningi sé veittur aðgangur að gögnunum heldur að hver sem er geti notað, umbreytt og deilt gögnunum með hvaða hætti sem er. Það snýst um að hámarka aðgang og nýtingu á gögnunum. Samt sem áður er hægt að tala um að gögn séu opin þó einhverjar takmarkanir hafi verið settar á notkunarleyfið.

Ef hægt er að sækja gögn á netið en ekki eru skráðir fyrir þau neinir notkunarskilmálar eða notkunarleyfi gildir alla jafna að gögnin séu í eigu þeirra sem bjuggu þau til og öll réttindi eru áskilin. Nú tíðkast í auknum mæli að þegar aðgangur er veittur að hvers kyns gögnum þá fylgja með upplýsingar um notkunarleyfi. Þetta tíðkast hvort tveggja hjá opinberum stofnunum og einkafyrirtækjum víða um heim, sérstaklega þeim sem stunda rannsóknir. Yfirleitt velja stofnanirnar eða fyrirtækin úr leyfum sem þegar eru til. T.d. svokölluðum Creative Commons (CC) leyfum.

Að neðan er píramídi um útgáfu gagna úr Leru Roadmap for Research Data. Hann lýsir mismunandi stigum sem gögnin eru á og á líklega frekar vel við okkar gögn.

Hvernig gögn?

Öll þau gögn sem stofnunin leyfir að sótt séu á netið þyrftu að vera með skilgreindum notkunarleyfum. Best væri að nota alþjóðleg leyfi á borð við CC vegna þess að þau eru þekkt. Einnig ætti að vera auðvelt fyrir aðra að átta sig á hvað felst í leyfisskilmálum ef þeir eru ekki sérsmíðaðir fyrir tiltekið gagnasafn Árnastofnunar. Þá ætti heldur ekki að þurfa lögfræðinga til að yfirfara leyfisskilmála eða löggilta skjalaþýðendur til að þýða þá.

Leyfi geta verið mismunandi fyrir mismunandi gögn. Í sumum tilvikum er engin ástæða til að takmarka notkun með neinum hætti enda markmiðið að gögnin séu notuð sem víðast.

Undanfarin ár hafa t.d. ýmis máltæknigögn verið opnuð með þessum hætti, þar á meðal Framburðarorðabók og málheildir á borð við fornritamálheildina, Hjal, Málróm og málheild með samræmdum hljóð- og textaskrám með umræðum á Alþingi. Öll þau gögn eru með alveg opnu leyfi en leyfi fyrir flest önnur máltæknigögn hefur þurft að takmarka með einhverjum hætti.

Það sem hér um ræðir eru fyrst og fremst tilbúin gagnasöfn og önnur tilbúin gögn. Þar að auki rannsóknargögn sem notuð hafa verið við rannsóknir sem hafa verið birtar. Einnig gætu verið til vinnugögn sem hugsanlega gætu nýst öðrum og litlu þyrfti að kosta til að gera þau aðgengileg.

Hvert svið þarf að fara í gegnum hvaða gögn eru þegar aðgengileg og ganga úr skugga um að um þau gildi einhvers konar notendaleyfi. Ef engin ákveðin leyfi gilda þarf að velja leyfi fyrir þau gögn. Einnig þyrftu sviðin að fara í gegnum hvað annað er hægt að leyfa öðrum að nota og skilgreina hvernig skuli farið með gögn af mismunandi gerð.

Hvernig leyfi?

Stefna stofnunarinnar er sú að alveg opin leyfi, t.d. CC BY 4.0, verði sett á öll gögn stofnunarinnar, sem eru á annað borð aðgengileg út á við, nema haldbær rök séu fyrir takmörkunum. Takmarkanir verði þá rökstuddar og rökstuðningur birtur þar sem gögnum er dreift.

Markmið um opin gögn

Notkunarleyfi ákveðin og/eða endurskoðuð fyrir öll gögn stofnunarinnar sem aðgengileg eru á netinu. (Endurskoðun gæti verið nauðsynleg fyrir gögn sem nú hafa vel skilgreind leyfi, þó ekki sé nema til að rökstyðja takmarkanir skriflega.)
Ef leyfi eru ekki alveg opin fylgi rökstuðningur með takmörkunum á leyfi í hverju tilviki fyrir sig.
Svið stofnunarinnar yfirfara notkunarskilmála fyrir gögn sem þau leyfa notkun á.
Svið stofnunarinnar fara yfir hvort hægt sé að leyfa notkun á fleiri gögnum/gagnasöfnum.