1. Inngangur* Starfsmannastefna
Starfsmannastefna Stofnunar Árna Magnússonar í íslenskum fræðum tekur til allra starfsmanna stofnunarinnar.
Starfsmannastefnan var samþykkt af framkvæmdastjórn stofnunarinnar í mars 2024 og gekk í gildi 12. mars 2024. Stefnan skal endurskoðuð eftir þörfum.
Framkvæmdastjórn Árnastofnunar ber ábyrgð á því að stefnan sé kynnt fyrir starfsfólki og að henni sé framfylgt. Framkvæmdastjórn ber að hafa stefnu þessa sem viðmið þegar ákvarðanir eru teknar sem varða þau atriði starfsmannamála sem koma fram hér auk þess sem jafnréttisáætlun sem vistuð er á innri vef stofnunarinnar er leiðarljós í jafnréttismálum. Samskiptareglur sem einnig eru vistaðar á innri vef stofnunarinnar lýsa þeim reglum sem starfsmenn vilja hafaað leiðarljósi í samskiptamálum. Viðbragðsáætlun stofnunarinnar vegna EKKO lýsir því hvernig takast á við mögulegt einelti, kynferðislegt eða kynbundið ofbeldi á vinnustað. Starfsmannastefnan er kynnt á innri vef stofnunarinnar og í starfsmannahandbók. Það er á ábyrgð allra starfsmanna að fylgjast með því að stefnunni sé fylgt eftir og skulu þeir upplýsa forstöðumann eða sviðsstjóra rekstrar-og þjónustusviðs um þau tilvik þar sem þeir telja að svo hafi ekki verið gert.
Markmið starfsmannastefnu Árnastofnunar er að tryggja að stofnunin gegni lögbundnu hlutverki sínu, svo sem kveðið er á um í 3. gr. laga um Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum nr. 40/2006, og uppfylli þær væntingar sem gerðar eru til hennar og starfsmanna hennar. Til þess að svo megi verða þarf Árnastofnun að hafa á að skipa hæfum og áhugasömum starfsmönnum sem helga krafta sína stofnuninni og þeirri starfsemi sem þar fer fram.
Starfsmannastefnunni er ætlað að vera til hvatningar og upplýsingar fyrir alla starfsmenn stofnunarinnar. Hún lýsir vilja stofnunarinnar til að vera góður vinnustaður þar sem gott starf er unnið af áhugasömu, samstilltu og ábyrgu fólki í anda jafnræðis. Starfsmannastefnunni er ætlað að tryggja starfsmönnum sem best starfsskilyrði og möguleika til að vaxa og dafna í starfi.
3. Gagnkvæmar væntingar
Meðal þeirra almennu væntinga sem Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum hefur til allra starfsmanna sinna er að þeir sýni:
− vandvirkni í starfi,
− ábyrgð, sjálfstæði og frumkvæði,
− vilja og hæfni til samstarfs,
− sveigjanleika og aðlögunarhæfni.
Starfsmenn hafa einnig væntingar til stofnunarinnar sem vinnustaðar. Nauðsynlegt er að stofnunin komi til móts við þær. Væntingar starfsmanna til Árnastofnunar eru m.a. að:
− þeir hafi tækifæri til að axla ábyrgð og taka þátt í að móta stefnu Árnastofnunar og taka ákvarðanir um málefni sem varða störf þeirra sérstaklega,
− ábyrgð og skyldur séu skýrar,
− starfsöryggi sé tryggt svo sem frekast er unnt,
− þeim séu greidd sanngjörn laun fyrir störf sín,
− þeim sé sýnt traust, tillitssemi og hreinskilni,
− unnið sé að góðum samskiptum og vinnuanda,
− vinnuaðstaða og félagslegt starfsumhverfi sé gott,
− þeim séu veitt tækifæri til að menntast og dafna í starfi,
− jafnréttissjónarmiða sé gætt á öllum sviðum starfsins og andfélagsleg hegðun eins og kynferðislegt áreiti og einelti ekki liðið.
4. Stjórnunarhættir
Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum er stjórnað í anda þeirrar meginstefnu að veita öllum starfsmönnum, í samræmi við hæfni þeirra og eðli starfsins, virka hlutdeild í stjórnun stofnunarinnar og ákvörðunum. Stefnt skal að góðum og nútímalegum stjórnunarháttum sem m.a. felast í jákvæðu viðhorfi til samstarfsmanna og virku upplýsingastreymi. Stjórnendum ber jafnan að hafa samráð við starfsmenn um málefni vinnustaðarins er þá varða og beita sér fyrir sem víðtækastri sátt um þau. Ákvörðunarvald og ábyrgð stjórnenda gagnvart starfsmönnum skal vera vel skilgreind og starfsmönnum ljós. Stjórnendur eiga að vinna að settum markmiðum og gera starfsmönnum kleift að taka framförum, bæði faglega og persónulega.
5. Upplýsingar og samskipti
Allar almennar upplýsingar um stefnu og starfsemi Stofnunar Árna Magnússonar í íslenskum fræðum skulu ávallt vera öllum starfsmönnum aðgengilegar og skiljanlegar. Stjórnendum ber skylda til að upplýsa starfsmenn um málefni sem varða störf þeirra með reglulegum upplýsingafundum og öðrum tiltækum aðferðum.
Árnastofnun vill stuðla að góðum starfsanda þar sem ríkir traust, trúnaður, jafnræði og hreinskilni milli allra starfsmanna. Starfsmenn skulu temja sér kurteisi og háttvísi í framkomu og auðsýna hver öðrum tilhlýðilega virðingu, umburðarlyndi og jákvætt viðmót. Verði starfsmenn uppvísir að ósæmilegri framkomu í garð samstarfsmanna sinna, s.s. kynferðislegri áreitni eða einelti, teljast þeir brjóta grundvallarreglur samskipta á vinnustað og hefur Árnastofnun gert viðbragðsáætlun sem vistuð er á innri vef stofnunarinnar og lýsir því hvernig taka skal á slíkum málum. Til að skapa góðan starfsanda vill Árnastofnun:
− hvetja starfsmenn til að ástunda og rækta fagleg samskipti sín á milli,
− tryggja greiðan aðgang starfsmanna að gögnum, m.a. með öflugri upplýsingatækni,
− leggja áherslu á að öll samskipti byggist á virðingu fyrir samstarfsfólki og störfum þess innan stofnunarinnar.
6. Jafnrétti
Jafnréttisstefna Stofnunar Árna Magnússonar í íslenskum fræðum hvílir á þremur meginstoðum: jafnréttisáætlun kynjanna, stefnu í málefnum fatlaðra og stefnu gegn mismunun. Mikilvægt er að starfsfólk virði jafnréttisstefnuna og vinni í anda hennar. Árnastofnun leggur áherslu á að jafnræðis og jafnréttis sé gætt á öllum sviðum starfseminnar. Í þessu felst m.a. að óheimilt er að mismuna starfsfólki t.d. eftir aldri, kynferði, kynþætti, kynhneigð, fötlun, þjóðerni, trúar- eða stjórnmálaskoðunum.
Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum vill ráða til sín og hafa í þjónustu sinni hæfa, dugandi og heiðarlega starfsmenn sem þykir eftirsóknarvert að starfa við stofnunina vegna þeirra vinnubragða, starfsaðstöðu og starfsanda sem þar er og vegna þeirra launakjara sem þar eru í boði.
7.1. Starfsmannaþörf
Allar ákvarðanir um ráðningar nýrra starfsmanna skulu vera vel ígrundaðar og rökstuddar í samræmi við langtímaáætlanir um starfsmannaþörf. Mikilvægt er að það liggi ljóst fyrir áður en auglýst er hvert sé markmiðið með starfinu. Liggja skal fyrir starfslýsing fyrir öll störf sem ráðið er í. Þegar starfsmaður lætur af störfum skal starfið endurskoðað og jafnframt metið hvort ráða eigi í það að nýju.
7.2. Starfsauglýsingar
Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum telur mikilvægt að þeirri meginreglu sé fylgt að laus störf séu auglýst. Árnastofnun leggur metnað sinn í að standa vel að gerð starfsauglýsinga og skal jafnréttissjónarmiða gætt.
7.3. Ráðningar
Þegar auglýst eru störf skal gæta jafnræðis milli umsækjenda, samræmis í meðferð umsókna og þess að umsækjendum sé ekki mismunað vegna kynferðis eða annars. Ákvörðun um ráðningu í starf skal vera rökstudd og byggð á málefnalegum sjónarmiðum. Í meðferð umsókna um störf sem krefjast hæfnisdóms skal fylgja hliðstæðum reglum og gert er við ráðningu kennara og sérfræðinga við Háskóla Íslands, sbr. III. kafla reglna fyrir Háskóla Íslands nr. 458/2000, með síðari breytingum.
7.4. Móttaka og fræðsla nýrra starfsmanna
Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum leggur áherslu á að taka vel á móti nýjum starfsmönnum og að þeim líði vel í starfi frá byrjun. Nýir starfsmenn skulu fræddir bæði um almenna starfsemi stofnunarinnar og þann hluta starfseminnar sem lýtur sérstaklega að starfssviði þeirra og um réttindi sín og skyldur. Sviðsstjóri er ábyrgur fyrir því að nýjum starfsmanni sé veitt slík fræðsla. Huga skal sérstaklega að leiðbeiningum til erlendra starfsmanna. Erlendir starfsmenn sem koma til starfa hjá Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum til lengri tíma eru hvattir til að sækja námskeið í íslensku. Rekstrar- og þjónustusvið veitir aðstoð og ráðgjöf í þeim efnum.
7.5. Starfsþróun
Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum er það kappsmál að veita öllum starfsmönnum trausta og góða starfsþjálfun, viðhalda henni og auka hana með endur- og símenntun. Vegna þeirrar sérstöðu Árnastofnunar að vera í senn íslensk vísinda- og menningarstofnun og hluti af hinu alþjóðlega fræðasamfélagi er mikilvægt að starfsmönnum sé gefinn kostur á að sækja ráðstefnur og fara í kynnisferðir og rækja þannig samstarf við innlend og erlend starfssystkin eftir því sem kostur er. Sömu reglur gilda um greiðslu ferðakostnaðar og hjá Háskóla Íslands. Ákvarðanir um veitingu rannsóknar- og námsleyfa skulu einnig vera með sama hætti og tíðkast hjá Háskóla Íslands.
Starfsmenn skulu leitast við að laga sig að síbreytilegum kröfum sem starfið gerir til þeirra, svo sem vegna faglegrar og tæknilegrar þróunar og vera reiðubúnir að þjálfa sig til nýrra og breyttra verkefna. Árnastofnun leitast við að verða við óskum starfsmanna um flutning milli starfa eftir því sem við á.
7.6. Starfsmannasamtöl
Reglubundin starfsmannasamtöl eru vettvangur samræðu milli starfsmanna og stjórnenda og skulu fara fram a.m.k. einu sinni á ári. Tilgangur samtalanna er að stuðla að velferð starfsmanna, gæðastjórnun og bættum starfsárangri sem og gagnkvæmri upplýsingamiðlun. Samtölunum er ætlað að auðvelda starfsmönnum og stjórnendum að ná settum markmiðum, skerpa vitundina um þessi markmið og þá ábyrgð sem þeim fylgir og skapa gagnkvæmt traust. Mikilvægt er að starfsmannasamtöl séu vandlega undirbúin, þeim sé fylgt eftir, úrræði séu skipulögð og trúnaðar sé gætt í öllum atriðum.
7.7 Starfslok
Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum vill koma til móts við óskir starfsfólks um starfslok, t.d. með því að breyta starfshlutfalli eða starfsskyldum síðustu misserin í starfi. Fastráðnu starfsfólki gefst kostur á starfslokaviðtali þegar það lætur af starfi. Viðtalið gefur Árnastofnun tækifæri til að draga lærdóm af ábendingum starfsfólks um það sem betur má fara í starfinu. Hvert svið fyrir sig sér um framkvæmd starfslokaviðtala og varðveislu gagna.
Árnastofnun kappkostar að búa fólki vinnuaðstöðu á stofnuninni eftir formleg starfslok þannig að þekking þeirra og reynsla nýtist áfram.
Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum leitast við að tryggja hverjum starfsmanni þau skilyrði og þá aðstöðu sem hann þarf til að rækja starf sitt vel.
8.1. Launamál
Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum vill búa starfsfólki sínu góð launakjör, starfsskilyrði og starfsaðstöðu svo að hún geti ráðið til sín og haldið hæfu starfsfólki í samkeppni við innlendan og erlendan vinnumarkað. Laun skulu ákvörðuð á grundvelli hlutlægra og gagnsærra mælikvarða. Matskerfi akademískra starfa annars vegar og starfsmat stjórnsýslu- og þjónustustarfa hins vegar skulu tryggja samræmi og réttláta launaröðun starfsfólks sem taka mið af starfaflokkun jafnlaunakerfis. Meta skal árlega framlag hvers og eins, starfslýsingar skulu ávallt liggja fyrir og þess skal sérstaklega gætt að starfsfólki sé ekki mismunað í launum vegna kynferðis eða annars.
8.2. Vinnutími og fjölskylduábyrgð
Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum vill sporna gegn óhóflegu vinnuálagi starfsfólks og tryggja að það fái notið nægilegrar hvíldar. Stofnunin vill eftir megni taka tillit til óska starfsmanna um vinnutíma og starfshlutfall. Lögð er áhersla á góða ástundun og stundvísi.
Stofnunin mun koma til móts við óskir starfsfólks um sveigjanlegan vinnutíma og styttri vinnuviku þegar það á við. Meginreglan er að vinnutíminn sé sveigjanlegur með viðveru á milli kl. 8 og 17.
Árnastofnun leitast við að skapa starfsmönnum sínum aðstæður til að samræma þær skyldur sem starfið og fjölskyldan leggur þeim á herðar. Starfsmönnum skal gefinn kostur á tímabundinni lækkun á starfshlutfalli og sveigjanlegum vinnutíma vegna fjölskylduábyrgðar eftir því sem unnt er og án þess að það hafi áhrif á starfsframa þeirra. Stofnunin styður foreldra til þess að nýta sér möguleika sína til að samræma starfs- og fjölskylduábyrgð, meðal annars með því að nýta sér styttingu vinnuviku og fjarvinnu þegar aðstæður leyfa það.
8.3. Stytting vinnuviku í stjórnsýslu
Stytting vinnuviku hefur í för með sér að þeir sem starfa við stjórnsýslu hafa möguleika á að stytta vinnudag í allt að 36,0 klst. á viku skv. kjarasamningi. Kosið var um útfærslu styttingu vinnuvikunnar árið 2021 og var samið um 2:45 klst styttingu vinnuviku. Starfsmenn gáfu því eftir kaffihlé eftir hádegi og geta hætt 33 mínútum fyrr á daginn. Einnig er möguleiki á að safna saman þeirri styttingu og velja að taka alla styttinguna út í einu t.d. með því að hætta fyrr á föstudögum. Vinnutími starfsfólks í hlutastarfi styttist að sama skapi hlutfallslega.
Útfæra þarf styttinguna í samstarfi stjórnenda og starfsfólks þar sem kröfur um viðveru geta verið misjafnar eftir eðli starfs. Útfærslan getur því orðið ólík á milli starfseininga og starfsfólks en mikilvægt er að fyrirkomulagið sem verður fyrir valinu henti vinnustaðnum og að þjónusta starfseininga verði tryggð á hverjum tíma. Stjórnendum er heimilt að koma til móts við séróskir starfsfólks, henti það vinnustaðnum, og mikilvægt er að hafa í huga við framkvæmdina að markmið með styttri vinnutíma er að styðja við samræmingu vinnu og einkalífs.
Miðað er við að styttingin sé tekin með reglubundnum hætti, þ.e. ekki er heimilt að safna aukatímum vegna styttri vinnuviku saman og nýta í orlof síðar, ekki er greitt sérstaklega fyrir það ef starfsmaður styttir ekki vinnuvikuna. Í Vinnustund verður vinnutími skilgreindur með þeim hætti að hver dagur skuli vera sjö klst. og 27 mínútur miðað við fullt starf. Taka þarf styttinguna út á uppgjörstímabilinu, þ.e. innan hvers mánaðar. Ef starfsfólk nær ekki að stytta viðveru sína á tímabilinu vegna aðstæðna á vinnustað getur yfirmaður heimilað að styttingin sé tekin út á næsta tímabili, ef það er ekki gert fellur hún niður.
8.3. Orlof
Við töku orlofs skulu starfsmenn taka mið af því að Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum er menningar- og vísindastofnun þar sem ýmis verk eru unnin eftir fastri tímaáætlun. Starfsmenn skulu skipuleggja orlof sitt í samráði við yfirmann og nánustu samstarfsmenn.
8.4. Starfsaðstaða og öryggi starfsmanna
Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum skal láta hverjum starfsmanni í té aðstöðu sem gerir honum kleift að sinna starfi sínu af kostgæfni. Sviðsstjóri skal í samráði við forstöðumann eða sviðsstjóra rekstrar- og þjónustusviðs meta þörf hvers starfsmanns fyrir starfsaðstöðu, s.s. vinnurými, tækjakost og annan búnað. Tekið skal sérstakt tillit til fötlunar starfsmanna.
Árnastofnun leitast við að tryggja öllum starfsmönnum sínum gott starfsumhverfi sem fullnægir ströngustu kröfum um öryggi, hollustu og vinnuvernd. Öryggisnefnd stofnunarinnar er til leiðbeiningar um þessi efni.
Starfsmenn bera sjálfir ábyrgð á að fylgja þeim kröfum sem gerðar eru til þeirra um aðgætni í starfi og leggja þannig fram mikilvægan skerf til aukins starfsöryggis.
8.5. Heilbrigði, heilsurækt og félagsstarf
Æskilegt er að starfsmenn leggi rækt við eigin heilsu og ástundi heilbrigt líferni. Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum hvetur starfsmenn sína til að stunda heilsurækt og stuðla þannig að bættri líðan og heilsu.
Óheimilt er að vera undir áhrifum áfengis og vímuefna í starfi á Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum. Komi í ljós að starfsmaður eigi við áfengis- eða vímuefnavanda að stríða ber næsta yfirmanni og/eða samstarfsmönnum að bregðast við og leita úrlausna.
Árnastofnun vill efla samvinnu og samneyti starfsmanna og stuðla að ýmiss konar samvinnu þeirra á milli, t.d. með því að leggja þeim til aðstöðu eftir því sem unnt er.
*Starfsmannastefnan byggist að hluta til á skráðum og óskráðum lögum, reglum og samningum um tengsl starfsmanna og vinnustaðar, s.s. almennum lögum um háskóla, lögum og reglugerð um Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum, lögum um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins, stjórnsýslulögum, jafnréttislögum, lögum um kjarasamninga og kjarasamningum. Einnig byggist starfsmannastefnan á sambærilegri stefnu Háskóla Íslands.